¿Te han encomendado la organización de un congreso y no sabes por donde comenzar? Trataremos de ayudarte.

La organización de cualquier tipo de congreso representa un enorme reto: planificación, organización, presupuestos, cambios de última hora… Tu labor es asegurar que todo funcione sin problemas y todo el mundo tenga una gran experiencia para recordar.

He aquí las mejores recomendaciones para que esta tarea sea más eficiente y tu congreso resulte memorable

  1. Escoge bien la fecha. Es fundamental que planifiques con tiempo y valores el mes y día adecuado para el desarrollo del acto. Organiza el evento en un jueves y viernes para dar a los asistentes la oportunidad de alargar su visita y hacer el turista durante el fin de semana.
  2. Selecciona cuál es el sitio más apropiado de celebración. Visita varios escenarios y reserva con tiempo el lugar que más se adecue a tu objetivo. Planifica con suficiente antelación el número de asistentes, las sillas apropiadas, mesas, servicios audiovisuales…
  3. La calidad del contenido es fundamental para la experiencia como participante. Contrata a varios ponentes u oradores profesionales y con experiencia para transmitir sus conocimientos y aportar ese plus de valor al evento.
  4. Innova, piensa de forma diferente. La mayoría de tu público ya habrá asistido a docenas de conferencias y eventos, procura que el tuyo sea memorable.
  5. A la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba que su red Wi-Fi sea robusta y fiable.
  6. Crea un sitio web atractivo e informativo sobre el evento, adaptable a PC, móviles y tabletas, y que se actualice a menudo. Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición. Debe incluir una solución de inscripciones online que esté vinculada con medios de pago
  7. Contrata un servicio de catering. Piensa en los breaks y cuenta con mesas de café y aperitivos que hagan que el congreso sea más ameno. No olvides de preguntar a los participantes sobre sus necesidades alimentarias, habrá seguramente vegetarianos, gente con restricciones alimenticias por motivos religiosos o de salud, etc.
  8. Aprovecha el poder de las redes sociales (Linkedin, Twitter…) a fin de promocionar el evento antes de su celebración y para prolongar su vida después.
  9. Un evento corporativo debe contar con una zona para que los asistentes se interrelacionen e intercambien ideas y experiencias. Crea un espacio de interacción y networking al acabar el congreso.
  10. Entrega obsequios y detalles para los participantes.

Estos son algunos de los consejos que deberías seguir para organizar un congreso paso a paso. No lo dudes y cuenta con Aureagràfic Comunicació. Nosotros te ayudamos a desarrollar cada uno de los pasos necesarios para que tu evento alcance el éxito deseado. El mejor servicio con la mejor calidad y alcanzando excelentes resultados.